Organisation

Susanne Frank,

Verwandeln Sie Zeit in Geld

Zeitmanagement. Als Firmenchef werden Sie für Ihre Ergebnisse und nicht für Ihre Anwesenheit bei der Arbeit bezahlt. Ihre Hauptaufgabe muss es sein, noch produktiver zu arbeiten und Geld für den Betrieb zu erwirtschaften. Das geht nur, wenn Sie Ihre größten Zeitfresser kennen und wissen, wie man sie wirksam beseitigt. 

Viele Bauunternehmer klagen darüber, dass ihnen die Arbeit über den Kopf wächst und zeitlich nicht mehr aufzufangen ist. Dem ist aber nicht unbedingt so.

Vielmehr verschwenden zu viele Selbstständige sowohl ihre Arbeitszeit als auch die ihrer Mitarbeiter, weil sie versuchen, ihr Unternehmen nach Prinzipien eines überholten Zeitmanagements zu führen. Gefahr erkannt, Gefahr gebannt. Deshalb gehen wir im Folgenden auf die Faktoren ein, die am meisten Zeit fressen und damit die persönliche und unternehmerische Produktivität ausbremsen. Sie sind untrügliche Anzeichen dafür, dass ein Unternehmen nach veralteten Zeitmanagementprinzipien geführt wird. Gleichzeitig geben wir praxisnahe Handlungsempfehlungen zur Bekämpfung dieser Zeitfresser.

Ein Bauunternehmer, der nicht in der Lage ist, in 8 Stunden einen guten Job zu machen, wird es auch in 10, 12 oder 14 Stunden nicht zu nennenswert besseren Ergebnissen bringen. Nach einer Selbsteinschätzung amerikanischer CEOs liegt die durchschnittliche produktive Arbeitszeit bei weniger als 50 Minuten pro Tag.

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Der Grad Ihrer Produktivität wird nicht durch die Dauer Ihrer Anwesenheit bestimmt, sondern durch Ihre Fähigkeit, dafür zu sorgen, dass wesentliche Aufgaben bewältigt werden. Demnach sollte es auch nicht Ihr Hauptanliegen sein, die eigene Vollbeschäftigung zu sichern. Arbeiten Sie nicht mehr, sondern anders.

Geld kriegt, wer da ist. Aber wie steht es um den Grad der Wirksamkeit? Ob durch Leistungsanreize wie Provisionszahlungen oder Erfolgsprämien oder das Arbeiten im Homeoffice oder in Projektteams – wenn Sie sich bessere Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter wünschen, müssen Sie für die entsprechenden Rahmenbedingungen sorgen.

Deshalb gehen moderne Bauunternehmen auch mehr und mehr dazu über, entsprechend fortschrittliche Entlohnungssys­teme und Führungsstrukturen einzuführen. Einen Mitarbeiter, der in der Lage ist, seinen Job in der Hälfte der Zeit zu erledigen, sollten Sie befördern, nicht feuern.

Lassen Sie sich nicht vom Diktat des Dringlichen täuschen. Jedes Abrufen Ihres E-Mail-Postfaches stellt eine Ablenkung dar. Während Sie E-Mails beantworten, reagieren Sie damit lediglich auf Störungen von außen. Damit ist es Ihnen unmöglich, Ihr Unternehmen in den wesentlichen Fragen voranzubringen.

Die Bearbeitung von E-Mails sollte daher, ebenso wie jede andere Form der Kommunikation, wie etwa Telefonate oder Besprechungen, in jedem Fall limitiert und blockweise zu festen Zeiten durchgeführt werden. Dies gilt in besonderem Maße auch für Soziale Netzwerke, YouTube, Nachrichten und Blogs.

Zeit ist das neue Kapital und Geschwindigkeit ist seine Währung. War es in der Vergangenheit ausreichend, sich lediglich das Schlagwort „Qualität“ auf die Fahnen zu schreiben, ist dies inzwischen für jeden Kunden längst zu einem Selbstverständnis geworden.

Ihr Kunde erwartet Geschwindigkeit. Tempo ist das wichtigste Mittel, um Ihren Kunden Service zu bieten. Ist Ihr Bauunternehmen zu langsam, wirkt sich die Beschleunigung unseres Wirtschaftslebens sogar kontraproduktiv aus: Binnen Sekunden ist der Unmut (z. B. in sozialen Netzwerken) veröffentlicht und damit zusätzlich potenziert.

Ständige Erreichbarkeit ist kein Erfolgsnachweis, das fortwährende Abrufen neuer Nachrichten kein Statussymbol und der regelmäßige Blick auf das Handy kein Meditationsmantra. Ob im Restaurant, bei der Besprechung oder beim Spaziergang: Schalten Sie das Handy aus.

Während wir vor Jahren noch durch ständige Gespräche gestört wurden, beschränkt es sich heute auf das ständige Wischen über den Bildschirm. Der Grad Ihrer Freiheit wird durch die Dinge bestimmt, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Gleiches gilt für Ihr Notebook und Ihren Tablet-PC. Bekämpfen Sie Ihre Sucht.

Sie trauen sich nicht, Ihr Unternehmen länger als eine Woche allein zu lassen, weil es dort sonst drunter und drüber geht? Erfolgreiche Bauunternehmer verstehen, dass es das größte Ziel des Chefs sein muss, das Geschäft unabhängig von ihm zu führen. Deshalb: Schaffen Sie wirksame Kontrollmechanismen.

Wenn Sie genötigt sind, selbst regelmäßig nach dem Rechten zu sehen, besitzen Sie keine Freiheit, sondern sind der Sklave. Bedeutende bzw. erfolgreiche Menschen haben Personal – gutes Personal. Wenn Ihre Mitarbeiter während Ihrer Abwesenheit nicht in der Lage sind, Verantwortung zu übernehmen und Probleme zu lösen, stellt sich die berechtigte Frage: Wer hat sie überhaupt eingestellt? Und warum?

Meetings sind eine der größten Verschwendungen von Zeit und Geld. Ob Sie diese selbst leiten oder Ihre Mitarbeiter von einer Besprechung zur nächsten jagen, spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle. Tatsache ist: Nichts wird je in einem Meeting erledigt.

Dennoch erinnert uns der Kalender fast täglich an irgendwelche Arbeitsbesprechungen, in denen man Dinge erfährt, die man ohnehin schon weiß, und Probleme abnickt, statt Lösungen zu finden. Während Sie also Ihre gut bezahlten leitenden Angestellten länger und häufiger als unbedingt erforderlich um sich scharen, erledigt Ihr Wettbewerber seine Aufgaben.

Sie sind für ein Team von Mitarbeitern zuständig? Sie haben oft das Gefühl, dass es Sie zu viel Zeit oder Energie kostet, Aufgaben zu delegieren? In Ihrem Team hat sich herumgesprochen, dass Sie jederzeit für alles und jeden ein offenes Ohr haben? So ist es wenig verwunderlich, dass sich bei allem Termindruck und Stress auch noch unerledigte Projekte auf Ihrem Schreibtisch stapeln und Sie zu Überstunden zwingen, während Ihre Mitarbeiter pünktlich den Heimweg antreten.

Grundsätzlich signalisieren Ihnen Zeitdiebe mit jeder Störung, dass deren Zeit wertvoller ist als Ihre. Lassen Sie das auf keinen Fall zu. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht ständig Zutritt zu Ihrem Büro haben.

Nur wenn Sie sich abschotten, können Sie sich eigenen, wichtigen Projekten widmen. Um erfolgreich an wichtigen Zielen arbeiten zu können, sorgen produktive Unternehmer daher für Zeiten, in denen sie nicht gestört oder nicht gefunden werden.

Die Hauptaufgabe eines Unternehmers ist es, seine Zeit in Geld zu verwandeln. Häufig wird dies jedoch dadurch verhindert, dass Sie Tag für Tag in erster Linie damit beschäftigt sind, brennende Feuer zu löschen. Und so arbeiten Sie einen Großteil Ihrer Zeit im statt am Unternehmen. Sind im Grunde nur beschäftigt statt produktiv.

Als produktiver Unternehmer liegt es beispielsweise in Ihrer Verantwortung, Ihr Bauunternehmen für die Zukunft aufzustellen, Ideen zu generieren, persönlich zu wachsen und Strategien zu entwickeln. Lassen Sie sich nicht so sehr vom Alltagsgeschäft einfangen, um die nötige Zeit zu haben, Ihren Betrieb nach vorn zu bringen.

Gerade als Selbstständiger ist es schwer, die Arbeit ruhen zu lassen und wirklich abzuschalten. Aber so können Sie weder Ihren Akku wieder aufladen noch den Bedürfnissen Ihrer Familie gerecht werden. Bedingt durch die zunehmenden gesundheitlichen Folgen der Überarbeitung vollzieht sich gegenwärtig ein Umdenken in unserer Gesellschaft: Künftig wird zunehmend derjenige als erfolgreich angesehen, dem es gelingt, sein Unternehmen unabhängig von seiner Arbeitskraft zu führen, und der es gleichzeitig versteht, Lebensqualität mehr Raum zu geben.

Empfehlung: Nehmen Sie keine Arbeit mit nach Hause, schreiben Sie Ihren Mitarbeitern nach 20 Uhr keine Mails mehr und fahren Sie nicht auch noch am Wochenende ins Büro. Wofür zahlen Sie eigentlich die Beiträge für den Sportverein, den Golf- oder Tennisclub? Niemand wird sich am Ende seines Lebens wünschen, er hätte noch mehr Zeit im Büro verbracht.

Die Grenzen zwischen Privat- und Geschäftsleben sind längst verschwunden. Als Bauunternehmer fällt es gar nicht so leicht, nach der Arbeit ganz abzuschalten und den Kopf freizukriegen. Ständig ist man erreichbar, ständig denkt man an die Arbeit.

Auch wenn dieser Punkt der Trennung nicht einfach zu realisieren ist, so können Sie sicherlich einiges an Ihrem Zeitmanagement während der Arbeit ändern. Denn mit „höher, schneller, weiter“ arbeiten Sie bestimmt nicht produktiver.

Um langfristig produktiver und glücklicher zu arbeiten, sollten Sie Ihr Zeitmanagement überdenken und eventuell in einigen Punkten optimieren. Es bringt nicht viel, nur fleißig zu ackern, den Tisch voll Arbeit zu haben und ständig unter Dauerstrom zu sein.

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