Organisation

Personalkosten runter, Produktivität rauf

Kaum ein Thema wird so heiß diskutiert wie das Thema Personal. Aus gutem Grund, denn die Wertschöpfung im Baugeschäft ist zu mehr als 60 Prozent durch Personaleinsatz geprägt. Bereits geringe Verschlechterungen bei der Personalproduktivität führen zu empfindlichen Ergebniseinbußen. Der Beitrag beschreibt Ansätze, um die Produktivität zu erhöhen und zeigt, wie sich unproduktive Zeiten im Winter überbrücken lassen.

Foto: fotolia – Bjrn Wylezich
Foto: fotolia – Bjrn Wylezich

Zunehmende Brisanz erhält das Thema dadurch, dass mittlerweile Arbeitskräfte knapp werden, immer weniger Bewerber zur Auswahl stehen und sich die Ansprüche des Personals verändern. Beispielberechnungen zeigen: es kommt nicht auf die Personalkosten, sondern auf die Produktivität an. Sie haben eine viel höhere Hebelwirkung auf den Unternehmenserfolg als die Personalkosten selbst.

Nicht die Produktivität gefährden

Nun ist klar, dass die laufende Erhöhung der Bezüge nicht das Heilmittel im Zusammenhang mit dem Fachkräftemangel sein kann, denn den Optimierungsmöglichkeiten im Bereich der Produktivität, mit denen moderate Lohnanapassungen kompensiert werden können, sind Grenzen gesetzt.

Dennoch soll diesem Sachverhalt im Folgenden Aufmerksamkeit geschenkt werden, denn die Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung werden von vielen Betrieben noch nicht ausreichend genutzt, oder an unterschiedlichen Stellen verspielt. Dabei geht es um verminderte Effizienz im Arbeitsalltag durch schlechte Betriebsorganisation, mangelnde Qualifikation und fehlende Motivation einerseits und um Überbelastung fehlende Gesundheitsvorsorge und schlechtes Betriebsklima andererseits, das mit erhöhten Ausfällen durch Unfälle und Krankheit einhergeht. Bei entsprechend schlecht aufgestellten Unternehmen liegt daher der Anteil der produktiven Stunden deutlich unter 70 %, sehr gut geführte Betriebe erreichen einen Wert von über 75 %.

Anzeige

Unorganisiert ist gleich unproduktiv

Foto: fotolia – RAW
Foto: fotolia – RAW

Als wichtigster Ansatz zur Erhöhung der Produktivität kann die Verbesserung der Arbeitsorganisation angesehen werden. Allzu schnell entstehen Verluste durch unproduktive Fahrzeiten, häufiges Verlassen der Baustelle, um Kleinmaterial oder Geräte zu beschaffen, Rüst- und Regiezeiten, schlechte Organisation von Tätigkeiten auf dem Bauhof oder Lager etc. Diese unproduktiven Zeiten betragen häufig zwischen 0,5 und 0,75 Stunden pro Arbeitstag, das entspricht einem Verlust von ungefähr 5 bis 7,5 % an Produktivität. Schon an dieser Spanne wird die Wichtigkeit der Arbeitsorganisation deutlich, wenn der Anteil der produktiven Stunden in der Praxis zwischen 65 % und 80 % liegt. In unorganisierten Unternehmen steigen die unproduktiven Stunden häufig auf 1 – 1,5 Stunden je Arbeitstag. Damit ist das Gros der oben genannten Produktivitätsunterschiede und Optimierungsansätze bereits erklärt.

Unproduktive Fahrzeiten unattraktiv machen

Grundsätzlich müssen die zuvor genannten Zahlen aber auch noch einmal individuell betrachtet werden, da die Betriebe mit der Vergütung von Fahrzeiten sehr unterschiedlich umgehen. Manche Unternehmen bezahlen allen Mitarbeitern jede Fahrt, andere nur dem Fahrer, manche gar keine Fahrt und wieder andere zahlen allen Mitarbeitern eine Fahrt. Hintergrund der Vorgehensweise ist es, die unproduktiven Fahrten möglichst unattraktiv zu machen und bei unproduktiven Zeiten Kosten zu sparen. Dadurch können sich die oben genannten Beispielzahlen deutlich relativieren.

Allerdings lässt sich auf diese Weise nicht die Ursache von unproduktiven Zeiten bekämpfen. Es schlagen unproduktive Fahrzeiten so jedoch nicht zu Buche und wirken sich damit wie eine Produktivitätsoptimierung aus. Wird dennoch viel unnützen Tätigkeiten nachgegangen, so verbleibt weniger Zeit für Arbeiten, die vom Auftraggeber vergütet werden könnten. Letztendlich kommt es also immer auf eine professionelle Betriebsorganisation an.

Ergänzend dazu stellt sich hier die Frage: Wie bekommt man überhaupt mit, ob produktiv gearbeitet wird? Dabei hilft eine effektive Stundenschreibung, die unter Umständen nicht nur die gesetzlich notwendige Normalarbeitszeit, Krankheit und Urlaub erfasst, sondern auch projektbezogene Fahrt- und Regiezeiten etc.

Produktivitätsverluste in der Winterzeit

Ein weiterer Aspekt betrifft die Winterzeit, für die geeignete Methoden gefunden werden müssen, um trotz witterungsbedingtem Arbeitsausfall und mangelndem Auftragsvolumen die Produktivität in Summe über das ganze Jahr hoch zu halten. Drei Modelle stehen zur Verfügung, um die unproduktiven Zeiten im Winter zu überbrücken:

  • Personalanpassungen (Einstellung/Entlassung)
  • Arbeitszeitkonten
  • Saison-Kurzarbeiter-Geld (Saison KuG)
  • Schaffung von Beschäftigung im Winter
Foto: fotolia – Photographee.eu
Mit Hilfe von Arbeitszeitkonten können die im Sommer angehäuften Überstunden im Winter ausgeglichen werden. Foto: fotolia – Photographee.eu

Eigene Untersuchungen haben gezeigt, dass sich das Betriebsergebnis um bis zu 5 % durch die Wahl der Methodik unterscheiden kann. Welcher Ansatz der richtige für den Betrieb ist, orientiert sich an verschiedenen Faktoren, wie z. B. der Möglichkeit Überstunden in den Sommer­monaten aufbauen zu können. Zudem spielen der Arbeitsmarkt, die Marktsituation in Bezug auf Leistungen, die im Winter angeboten und durchgeführt werden können (im GaLaBau ist dies oft der Winterdienst) und letztlich auch die Frage, mit welchem Ansatz eine bestmögliche Mitarbeitermotivation und -bindung zu erreichen ist, eine Rolle. Je nach Modell ergeben sich Unterschiede im Hinblick auf die jährlichen Produktivstunden. Dies beeinflusst die Umlageberechnung und damit die Kosten je Produktivstunde und die Zuschlagssätze.

Sofern in den Sommermonaten die Möglichkeit zum Aufbau von ausreichend Überstunden vorhanden ist, oder eine adäquate Winterbeschäftigung gefunden werden kann, ergeben sich die besten Produktivitätskennzahlen. Wenn zudem Motivationsförderung und Regenerationsmöglichkeiten in Betracht gezogen werden, so ist das Arbeitszeitkonto das Mittel der Wahl.

Das spricht fürs Arbeitszeitkonto

Beim Vergleich der Statistiken der Bundesagentur für Arbeit stellt sich heraus, dass die Arbeitnehmer einen durchschnittlichen Entgeltausfall von 46 % in der Zeit vom 1. Dezember bis 31. März zu verzeichnen haben, wenn das Saison-KuG in Anspruch genommen wird. Das entspräche im Durchschnitt rund 220 Stunden, die witterungs- und wirtschaftsbedingt ausfallen würden. Wenn diese Stunden im Sommer produktiv eingesetzt werden können, erklärt sich die positive Hebelwirkung: Durch das Arbeitszeitkonto und die tariflichen- und gesetzlichen Bestimmungen können in der Zeit von April bis November etwa 150 bis 170, theoretisch maximal 210 Überstunden angespart werden. Dies reicht sehr nahe an den durchschnittlichen Arbeitsausfall im Winter heran und ermöglicht so einen minimalen Produktivitätsverlust über das Gesamtjahr.

Mangelnde Qualifikation hat ihren Preis

Personalkosten runter, Produktivität rauf – das wäre die Erfolgsformel zur Ergebnisoptimierung. Allerdings lassen sich die Personalkosten nicht beliebig drücken und außerdem besteht ein Zusammenhang zwischen Qualifikation, die ihren (tariflichen) Preis hat, und der Produktivität.

Studien zeigen, dass bei Unternehmen mit einem überdurchschnittlichen Erfolg im Mittel nur 18 % Hilfsarbeiter beschäftigen und über 50 % der Mitarbeiter einen Gesellenabschluss haben. Durchschnittlich erfolgreiche Betriebe können dagegen im Mittel nur mit rund 45 % an Mitarbeitern mit Gesellenabschluss und deutlich über 20 % an Hilfsarbeitern im Team aufwarten.

Die Frage nach der Auswirkung fehlender Motivation ist schwer und im Grunde nur indirekt zu beantworten. Denn so recht messbar ist das Phänomen nicht. Jedoch können die Ursachen beschrieben und die Auswirkungen anhand mittelbarer Kennzahlen festgestellt werden. Häufig resultiert mangelnde Motivation aus Führungsschwäche und schlechtem Betriebsklima. Spiegel der daraus folgenden Motivationsprobleme ist der Krankenstand.

Zusammenhang zwischen Motivation und Krankenstand

Besonders in der heutigen Zeit ist der Zusammenhang von Motivation und Krankenstand deutlich zu erkennen, da die Sorge, den Arbeitsplatz zu verlieren aufgrund des Fachkräftemangels minimal ist. In eigenen Untersuchungen wurde deutlich, dass bei erfolgreichen Unternehmen die Krankheitstage je Mitarbeiter im Durchschnitt rund 15 % geringer ausfallen als bei weniger erfolgreichen Unternehmen. Nun können die Ursachen vielfältig sein, denn auch Personalmangel und die dadurch entstehende Überbelastung der Belegschaft führen zu erhöhten Ausfalltagen, aber auch zu erhöhter Anspannung im Betrieb.

Der durchschnittliche Krankstand liegt im Schnitt zwischen 3 und 4 %. Im Jahr 2014, als viele Unternehmen aufgrund des ausgefallenen Winters durchgearbeitet haben, lag diese Quote zwischen 6 und 8 %. Dieser Umstand macht den Zusammenhang von Motivation, Gesundheitsvorsorge, Organisation und Arbeitsverdichtung augenfällig. Auch führen die damit zusammenhängenden Qualitätsprobleme zu höheren Fehler- und Mangelkosten.

Gutes Betriebsklima gleich weniger Ausfalltage

Eine Untersuchung an der Hochschule Osnabrück zum Zusammenhang von Nachhaltigkeit und Erfolg von Bauunternehmen zeigt auf, dass Unternehmen mit einem guten Betriebsklima (d. h. Personalkontinuität und ausgewogene Altersstruktur) geringere Ausfalltage und daher eine höhere Produktivität aufweisen. All diese Unternehmen waren auch mit Blick auf das Betriebsergebnis erfolgreicher.

Fazit

Häufig stellt man die Frage, wie viel „schlechtes Personal“ eigentlich kostet. Gerne wälzt man – und da gehören auch Unternehmer oder Unternehmerin dazu – die Schuld auf andere ab; zum Beispiel auf das schlechte Personal. Wie dieser Beitrag zeigt, muss das Thema aber sehr differenziert betrachtet werden, wobei sich zeigt, dass „schlechtes Personal“ in der Regel nicht der Auslöser für mangelnde Produktivität und geringen Erfolg ist, sondern schlechte Führung und Organisation. Der größte Teil der hier geschilderten Einbußen geht nämlich auf das Konto der Organisation. Der zweitgrößte auf Führungsfehler, die zu fehlender Motivation und Gesundheitsvorsorge und damit zu Ausfällen führen. Allerdings zeigt sich auch, dass sich der Einsatz von gutem Personal, im Sinne von gut ausgebildetem Personal, deutlich mehr lohnt, als an der falschen Stelle zu sparen und mit vermeintlich günstigerem und damit schlechter ausgebildetem Personal zu arbeiten.

Prof. Dr.-Ing. Heiko Meinen und Dipl.-Ing. (FH) Jens Kullmann

Über die Autoren

Prof. Dr.-Ing. Heiko Meinen und Dipl.-Ing. (FH) Jens Kullmann sind Geschäftsführende Gesellschafter der BdMB mbH (Beratungsgesellschaft für die Mittelständische Bauwirtschaft mbH), Rösrath mit einer Beratungserfahrung von über 10 Jahren in über 100 mittelständischen Bauunternehmen. Prof. Meinen ist zudem Leiter des Instituts für nachhaltiges Wirtschaften in der Bau- und Immobilienwirtschaft der Hochschule Osnabrück und verantwortlich für das Lehrgebiet Betriebs­wirtschaft im Bauwesen.

Anzeige

Das könnte Sie auch interessieren

Anzeige

Organisation

Ohne Kommunikation ist alles nichts

Man kann nicht nicht kommunizieren, so heißt eine bekannte Binsenweisheit. Wer zu wenig kommuniziert, kommt in die Bredouille. Über drei Viertel aller Flugunfälle haben ihren Ursprung in falscher, mangelnder oder unklarer Kommunikation. Machen Sie...

mehr...
Anzeige

Organisation

Wer baut, verändert

Bauprojekte sind immer eine Investition in die Zukunft. An ein neues Gebäude werden strategische Ziele geknüpft. Mitarbeiter sollten daher frühzeitig und aktiv beteiligt werden sowie über den gesamten Prozess hinweg – von der Idee bis zum...

mehr...

Newsletter bestellen

Immer auf dem Laufenden mit dem Baugewerbe Unternehmermagazin Newsletter

Aktuelle Unternehmensnachrichten, Produktnews und Innovationen kostenfrei in Ihrer Mailbox.

AGB und Datenschutz gelesen und bestätigt.
Zur Startseite