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Durch die Einführung der Vestigas-Lösung bei Grossmann Bau werden dort keine Papier- oder PDF-Lieferscheine mehr benötigt. © Vestigas

Dort wurde die Annahme, Prüfung und Änderung der Lieferung handschriftlich auf dem Papier-Lieferschein samt Durchschlag notiert. Die unterschriebenen Lieferscheine wurden anschließend von der Baustelle ans Büro übergeben, wo sie händisch durch Einscannen digitalisiert und in das DMS-System eingelesen werden mussten. Die Rechnungsprüfung war durch das manuelle Abgleichen der eingescannten Papier-Lieferscheine und der Rechnung sehr aufwendig. Falls dabei Lieferscheine gefehlt haben, mussten diese bei den Polieren oder Lieferanten angefragt werden. Noch frustrierender wurde es, wenn Lieferscheine zum Beispiel durch Kaffeeflecken oder Fußabdrücke unleserlich waren und somit gar nicht mehr geprüft und archiviert werden konnten. Somit konnten Skonto-Fristen nicht immer eingehalten werden oder Rechnungen mussten ohne Nachweis über die eigentliche Leistung auf Verdacht bezahlt werden. Insgesamt haben die hohen manuellen Aufwände, ausgelöst durch Papier-Lieferscheine, bei  Grossmann Bau signifikante Kosten verursacht.

Lieferscheine im Papier- oder PDF-Format für die Dokumentation oder Abrechnung können einfach erstellt und heruntergeladen werden. © Vestigas

Durch die Einführung der Vestigas Lösung bei der Firma Grossmann Bau werden dort keine Papier- oder PDF-Lieferscheine mehr für die Verarbeitung von Lieferungen und Prüfung von Rechnungen benötigt. Sollten beispielsweise für die Dokumentation oder Abrechnung von Bauleistungen Lieferscheine im Papier- oder PDF-Format benötigt werden, können diese einfach über die Vestigas Anwendung aus den Lieferdaten erstellt und heruntergeladen werden. Bereits bei der Beladung oder Verwiegung des Lkws werden die Lieferdaten vom Lieferanten an Vestigas übertragen.
Von dort werden diese Informationen den relevanten Empfängern (z.B. Poliere, Lageristen, Bauleitung) übersichtlich in den Vestigas Anwendungen bereitgestellt. Die Möglichkeit für Poliere, ihre Lieferungen unmittelbar nach der Beladung im Werk direkt in Vestigas sehen zu können, konnte einen zunächst noch skeptischen Polier innerhalb der ersten Minuten, in denen er die Anwendung verwendete, überzeugen und begeistern. Der Polier hatte vor der Verwendung von Vestigas das Problem, dass er bei Betonbestellungen vom Lieferanten keine zuverlässige Auskunft bekam, welche Lieferungen bereits auf dem Weg zur Baustelle sind. Diese Information sieht er nun transparent in der Vestigas Anwendung. Nach Eingang der Lieferungen haben Nutzer dann die Möglichkeit, diese in der Vestigas Anwendung einzusehen, zu prüfen, etwaige Änderungen vorzunehmen und die Lieferung schließlich rechtssicher anzunehmen. Die Lieferdaten werden samt Änderungen langfristig von Vestigas gespeichert. Sobald ein Lieferant eine Rechnung über diese Lieferungen stellt, wird diese voll automatisiert mit den entsprechenden, im System vorhandenen Lieferdaten geprüft. Anschließend wird die geprüfte Rechnung inklusive Prüfergebnis und -protokoll per E-Mail als PDF an den gewohnten Rechnungseingang der Firma Grossmann Bau zur restlichen Verarbeitung weitergeleitet. Mit Vestigas spart sich die Firma Grossmann Bau die aufwändige, manuelle Prüfung der Rechnung sowie das Suchen oder Anfragen von fehlenden Papier-Lieferscheinen. Die Prüfung, Freigabe und Zahlung von Rechnungen konnte enorm vereinfacht und beschleunigt werden.