Organisation

Austauschplattform für Mitarbeiter am Bau und im Büro

Die Freiraum GmbH hat ein einfach und schnell zu bedienendes Organisations- und Kommunikationstool mit und für Bauunternehmen entwickelt, um die tägliche Flut an betrieblichen Informationen zu meistern. MemoMeister schließt die Kommunikationslücke zwischen Büro und Baustelle.

Fotos: fotolia – BillionPhotos.com;  MemoMeister
Fotos: fotolia – BillionPhotos.com; MemoMeister

Das Angebot an Methoden und Softwarelösungen zur betrieblichen Organisation ist sehr vielseitig, doch basieren diese zumeist auf der zentralen Eingabe der Daten sowie einer hierarchisch angelegten Datenspeicherung und -ausgabe im Büro. Vor allem in Bauunternehmen, deren Mitarbeiter vorwiegend nicht am Betriebsstandort tätig sind, ist der notwendige Informationsaustausch untereinander gar nicht oder häufig nur provisorisch mit WhatsApp-Gruppen organisiert. Die vielen und unstrukturiert über diesen Messenger-Dienst versendeten Nachrichten und Bilder führen allerdings dazu, dass Verantwortliche und Mitarbeiter diese immer seltener lesen und auch relevante Informationen nicht mehr wahrgenommen werden.

Präzise Kommunikation zwischen Baustelle und Büro

Eine kurzfristige Planänderung – nichts Ungewöhnliches am Bau. Die digitale Lösung für Smartphone, Tablet und PC ist eine speziell entwickelte Informationstechnologie, die Informationen strukturiert und sie sicher abspeichert. Statt langer Telefonate mit dem Polier vor Ort sendet der Bauleiter ein Memo mit präzisen Informationen an alle Mitarbeiter, die auf der Baustelle arbeiten. Das Memo wird zur Dokumentation automatisch in der gekennzeichneten MemoMappe gespeichert. So können Baudokumentationen, Besprechungsnotizen, Rapportzettel oder Tankbelege vor Ort schnell erfasst, gezielt und sicher weitergeleitet werden.

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Beispiel Mängeldokumentation

MemoMeister
Mit MemoMeister sind alle relevanten Informationen an zentraler Stelle verfügbar. Die App im Web zeigt zudem, wer die Informationen wann bereitgestellt hat.

Ein anderes Beispiel: Beim Abladen wird eine Palette mit Mauerwerksteinen beschädigt. Der Polier fotografiert dies als Information, ergänzt das Memo um einen kurzen Kommentar, wählt sogenannte Labels aus und kann diese mit dem nächsten Klick auf dem Smartphone senden. Der Mitarbeiter im Büro kann die Mängeldokumentation an den Disponenten des Baustoffhändlers weiterleiten, bevor der Lastwagen wieder auf dem Hof steht.

„MemoMeister ist so einfach zu bedienen wie WhatsApp, allerdings viel strukturierter und viel sicherer. Wir haben die gegenwärtig wohl einfachste Lösung für die Dokumentation und Zusammen­arbeit in Handwerksbetrieben entwickelt“, sagt Achim Maisenbacher, Geschäftsführer der Freiraum GmbH. Das app- und webbasierte Kommunikations- und Dokumentationstool wurde einige Monate sehr umfangreich mit mehr als 50 Betrieben getestet und weiterentwickelt.

Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern

MemoMeister-Applikation
Bilder aufnehmen, kommentieren und teilen mit nur wenigen Klicks – so funktioniert die MemoMeister-Applikation auf mobilen Geräten.

Die schnelle Installation in weniger als fünf Minuten und die einfache Bedienung der App führen zu einer hohen Akzeptanz bei Mitarbeitern, Führungskräften und Inhabern. Das bestätigt auch Dipl.-Ing. Axel Rahm, Geschäftsführer der Karl-Heinz Rahm GmbH aus Stuttgart. Das Bauunternehmen nutzt MemoMeister für die interne Kommunikation und Dokumentation, aber auch für die Kommunikation mit beauftragten Unternehmen. „Der Abstimmungsaufwand hat sich deutlich reduziert“, betont Axel Rahm.

Mit MemoMeister werden die betriebliche Kommunikation sowie der Dokumentenaustausch innerhalb des Betriebes stark vereinfacht – ohne bestehende Prozesse zu verändern. Alle relevanten Daten werden gebündelt, sortiert und in einer zuverlässigen, digitalen Ablage gespeichert. Dies ermöglicht einen geordneten Überblick aller gesammelten Informationen und spart das zeitintensive Einholen und Ablegen von Bildern und Notizen im Büro. Damit nur die Nutzer die Daten erhalten, für die diese auch wichtig sind, können die Labels projekt-, funktions- oder auch prioritätsbezogen angelegt werden.

Hoher Sicherheitsstandard bei Übertragung und Speicherung

Die Daten sind sofort für alle berechtigten Teilnehmer verfügbar und können auf dem Smartphone, dem Tablet und am PC angesehen und bearbeitet werden. Optional ist es möglich, die Daten mit einer Archivfunktion gezippt zu exportieren oder über eine Schnittstelle an Organisationssoftwares zu verbinden.

Aktion: Memomeister kostenlos testen

Freiraum bietet fünf Lesern des Baugewerbe Unternehmermagazin an, das Organisations- und Kommunikationstool MemoMeister sechs Monate lang zu testen und stellt hierfür bis zu 10 Lizenzen kostenfrei zur Verfügung.

So geht’s:

Mit etwas Glück sind Sie unter den ersten fünf und werden von einem Mitarbeiter von Freiraum kontaktiert, der die weiteren Details mit Ihnen bespricht.

Die Memos und beigefügten Daten werden nach höchsten Sicherheits­standards auf einem Server in Deutschland gespeichert und mit einer sogenannten End-to-end-Verschlüsselung gesichert. MemoMeister unterstützt mit der Funktionalität außerdem die Rechenschafts- und Dokumentationspflicht der neuen Datenschutz-Grundverordnung, die ab Mai 2018 gilt. Diese besagt unter anderem, dass Betriebe dokumentieren müssen, welche Kundendaten erhoben werden und welche Personen auf diese Daten Zugriff haben.

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