IT am Bau

Megatrend Digitalisierung: Zeiterfassung auf der Baustelle

„Alles wird digital“ – so lautet der momentane Megatrend in der Baubranche. Das Softwarehaus 123erfasst.de hat eine Software für bauausführende Unternehmen entwickelt, mit der Mitarbeiter am Bau leicht zurecht kommen und die die Hemmschwelle für den Einstieg ins digitale Zeitalter senkt. Die Software erleichtert die Zeiterfassung und vernetzt das Büro des ausführenden Unternehmens mit den Mitarbeitern auf der Baustelle.

Fotos und Screenshot: 123erfasst.de

Mit dem intelligenten Stundenzettel gelang der Softwareschmiede der erste Schritt in Richtung Digitalisierung. Das Ziel: Die Stundenerfassung durch die Mitarbeiter auf der Baustelle soll so einfach wie möglich sein, damit diese sich auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren können. Nichts destotrotz muss das Softwarehaus einen komplexen Sachverhalt abdecken, der durch den Baulohn und die dazu gehörigen regulatorischen Vorschriften gegeben ist.

Einfache Stundenerfassung direkt auf der Baustelle
Das ausführende Unternehmen hinterlegt in der Software 123erfasst seine individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten sowie die individuellen Betriebsvereinbarungen. Dies können firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten. Darüber hinaus legt der Verantwortliche – das kann der Polier, der Bauleiter, der Chef oder ein Kollege vom Lohnbüro sein – die Baustellen mit den dazugehörigen Informationen im System an und weist die Mitarbeiter den entsprechenden Baustellen zu. Diese Informationen können so eingeschränkt werden, dass der Mitarbeiter zum Beispiel aufgrund der GPS-Daten nur die Baustelle sieht, die für ihn relevant ist und nur die Tätigkeiten, für die er zugeteilt bzw. für die er qualifiziert ist.

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Wenn der Mitarbeiter auf der Baustelle seine Arbeitszeitdaten erfasst, stehen sie auch sofort auf Knopfdruck der Personalabteilung zur Verfügung.

Weniger Aufwand mit digitalem Stundenzettel
Die Auswahllisten, die auf der 123erfasst-App auf dem Smartphone des Mitarbeiters erscheinen, machen ihm auf der Baustelle die Datenerfassung so einfach wie möglich. Er bucht lediglich seine Anwesenheitszeit und das System ordnet die Zeiten der Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Klicks ausreichen. Das minimiert den Aufwand für die Erfassung und reduziert Fehler bei der Dateneingabe. Voraussetzung ist allerdings, dass beim Einrichten der Baustelle die entsprechenden Daten in 123erfasst eingegeben werden. Dies geschieht aber nur einmal, während der Mitarbeiter tagtäglich seinen digitalen Stundenzettel ausfüllt.

Die Daten werden mittels iPhone oder Android-Handy direkt in die Buchhaltung oder einen Baulohn-Abrechner wie die DATEV geschickt. Der Mitarbeiter kann die Daten auch offline erfassen. Diese bleiben gespeichert und sobald das Handy wieder Empfang hat, werden die erfassten Daten automatisch auf den Server übertragen. Alles steht dem Firmenbüro sofort digitalisiert zur Verfügung – fernab vom Einsatzort.

In der Software kann jeder Betrieb seine eigenen Vereinbarungen hinterlegen.

Arbeitszeitkonto jederzeit abrufbar
Durch den digitalen Zeiterfassungsprozess muss die Lohnabteilung keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und Daten manuell eingeben. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter seine Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat. Der Personalabteilung steht das Ergebnis quasi auf Knopfdruck zur Verfügung. Zudem entfallen die Anfragen der Mitarbeiter, da diese ihr Arbeitszeitkonto via Handy abfragen können. Für den Bauleiter oder den Polier ist ersichtlich, wer, auf welcher Baustelle angemeldet ist, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt und das unabhängig davon, ob er sich in der Zentrale befindet oder sich mit seinem Notebook unterwegs einloggt.

Das Fazit von Erwin Fensterle, Inhaber der schwäbischen Fensterle Bauunternehmen GmbH, lautet: „Mit 123erfasst haben wir ein praxisbezogenes Programm, das uns bei der Erhebung der Daten optimal unterstützt.”

Heike Blödorn

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