Software

Wartungs- und Prüftermine per Wartungsplaner organisieren

Die Digitalisierung bedeutet für Bauunternehmen erhebliche Erleichterungen in einem komplexen Arbeitsumfeld. Das Verwenden einer leistungsfähigen Software, um die Prüftermine im Blick zu haben, liegt daher im Trend. So wird garantiert, dass wichtige Wartungen automatisiert eingehalten werden. Die Software "Wartungsplaner" liefert Unternehmen eine Reihe nützlicher Funktionen, mit deren Hilfe sich die betrieblichen Anforderungen leichter bewältigen lassen.

© Hoppe Unternehmensberatung

Die Wartungssoftware der Hoppe Unternehmensberatung unterstützt bei der Überwachung der Termineinhaltung und bei der Erfüllung der geltenden Gesetze und Rechtsvorschriften.

Das Aufgabenfeld von Unternehmen in der Baubranche, Bauleitern und Sicherheitsfachkräften hat sich in den letzten Jahren sehr verändert. Haben sie früher meist nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben im Betrieb überwacht, so gehören heute auch Managementaufgaben sowie die Optimierung der Betriebsabläufe zu ihrem Tätigkeitsfeld. Natürlich stehen immer noch die Beratung der Geschäftsführung und die Unterweisung der Mitarbeiter im Fokus, damit gefahrenloses Arbeiten garantiert wird und Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden. Aber mittlerweile haben Bauleiter und Sicherheitsfachkräfte auch einen selbstständigen Prüfauftrag. Mittels regelmäßiger Betriebsbegehungen müssen sie kontrollieren, ob die Arbeitsverfahren sicher sind und ob die Anlagen und die technischen Arbeitsmittel den Vorschriften und dem Stand der Technik entsprechen. Er muss also nicht nur die Arbeitsschutzgesetze kennen, sondern auch Pläne, Betriebsanleitungen und technische Daten lesen und interpretieren können. Ein weites Aufgabenfeld, das mit klassischen Organisationsmethoden wie Excel-Tabellen, Word oder Datenbanken nicht mehr optimal abgedeckt werden kann. Deswegen setzt sich in vielen Betrieben der Einsatz von digitalen Arbeitsmitteln wie Software für das Prüffristenmanagement durch, um Sicherheitsingenieure zu entlasten.

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Im Prüffristen-Dickicht den Überblick behalten
Der Gesetzgeber sieht für Betriebsmittel, die eine potenzielle Gefahrenquelle sind, regelmäßige Prüfungen vor. Zu diesen Betriebsmitteln gehören nicht nur überwachungsbedürftige Baumaschinen, Krane, Bagger sondern auch Türen und Tore, Leitern und Tritte bis hin zur Steckdosenleiste im Büro. Denn auch wenn der Bruch einer Leitersprosse noch einigermaßen harmlos klingt, kann er in Produktions- und Lagerhallen ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen: Jeder dritte Absturzunfall führt zur Arbeitsunfähigkeit. Das strikte Einhalten der Arbeitsschutzregelungen und Prüfrichtlinien des Gesetzgebers, ist also nicht nur Vorbeugung, sondern schützt auch die Mitarbeiter – und genau das ist ja die Aufgabe der Sicherheitsfachkräfte. Denn kommt es aufgrund einer nicht durchgeführten Prüfung zu einem Unfall mit Personenschäden, verweigern die Berufsgenossenschaften die Leistung. Und Versicherungen schließen ebenfalls die Haftung aus, wenn etwa ein nicht geprüftes Elektrogerät einen Brand verursacht hat.

Das Erkennen von Gefahrenquellen für die Gesundheit und die ständige praxisnahe Unterweisung der Mitarbeiter, funktioniert natürlich nicht vom Schreibtisch aus. Denn Betriebe unterliegen der ständigen Veränderung und es ist nicht zu erwarten, dass eine Sicherheitsfachkraft aus ihrem Büro aus von allen diesen Veränderungen erfährt. Angeordnete Maßnahmen werden nicht immer umgesetzt und die Beschäftigten müssen immer wieder daran erinnert werden, wie Arbeitsabläufe korrekt und gefahrenlos umgesetzt werden. Auch bei diesen regelmäßigen Begehungen der Arbeitsstätten hat das Verwenden einer Software für Prüffristenmanagement deutliche Vorteile, natürlich muss sie dafür auch auf mobilen Endgeräten funktionieren. So können eventuelle Mängel direkt auf dem Smartphone oder Tablet dokumentiert und Fotos angehängt werden.

Prüfprotokolle an einem Ort und digital verfügbar
Neben der Planung ist auch die Dokumentation eine entscheidende Säule im Prüffristenmanagement. Das gilt nicht nur für die betriebsinterne Aufzeichnung, sondern vor allem, wenn externe Instanzen wie das Gewerbeaufsichtsamt, das Amt für Arbeitsschutz oder der zuständige Unfallversicherungsträger, Audits ankündigen. Mit einer Software für Prüffristenmanagement können Prüfberichte, Prüfergebnisse und Prüfprotokolle festgehalten werden. Das erleichtert die tägliche Arbeit von Sicherheitsingenieuren, die gemäß DGUV Vorschrift 2, § 5, gesetzlich dazu verpflichtet sind "über die Erfüllung der übertragenen Aufgaben regelmäßig zu berichten". Mit einer Software können die Vorteile des elektronischen Prüffristenmanagement für eine zuverlässige Arbeitsschutzdokumentation voll ausgeschöpft werden. Steht eine externe Prüfung an, können sich die Sicherheitsbeauftragten entspannt zurücklehnen: Anstatt wie vorher alle Berichte erst aus verschiedenen Ordnern zusammenzusuchen, sind mit der Software alle Nachweise an einem Ort gespeichert. Das so genannte digitale Kontrollbuch enthält einen Überblick über alle Kontrollen, beanstandete Punkte und Instandhaltungsmaßnahmen. Auch der Versand als pdf.-Datei an die Kontrollinstanzen ist gängige Praxis.

In sechs Schritten zum optimalen Einsatz einer Arbeitsschutzsoftware

Und wie sieht der Einsatz einer Arbeitsschutzsoftware konkret aus? Ulrich Hoppe, Senior Consultant von der Hoppe Unternehmensberatung, empfiehlt mit seiner Software Wartungsplaner für die Praxis folgende Schritte zum optimalen Management der Prüf- und Wartungstermine:

1. Zuallererst werden alle prüfpflichtigen Betriebsmittel mit ihren Zyklen für die Prüfung und Wartung im System erfasst.
2. Dann folgt das Festlegen der Prüf- und Wartungstermine.
3. Danach stehen die Auswertungen mithilfe der Aufgabenlisten oder der E-Mail-Erinnerung an.
4. Als nächsten Schritt werden Prüfungen, Inspektionen und Servicetermine organisiert und dokumentiert.
5. Schließlich kann der Prüfbericht erledigt und das Prüfprotokoll angehängt werden.
6. Letzter Schritt ist die automatische Generierung einer Wiederholungsprüfung.

Bei der Auswahl der Software ist besonders darauf zu achten, dass die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich ist.

Sicherheitsingenieure sind Vermittler zwischen der gelebten betrieblichen Praxis und den geltenden, gesetzlichen Grundlagen zum Arbeitsschutz. Dabei haben sie die wichtige Aufgabe, Gefahren zu ermitteln und für die Sicherheit aller Mitarbeiter zu sorgen, indem sie dafür sorgen, dass Vorschriften zum Arbeitsschutz eingehalten werden. Für die sicherheitstechnische Überprüfung der Betriebsanlagen und der technischen Arbeitsmittel, empfiehlt es sich, moderne Methoden wie eine Software für ein papierloses Prüffristenmanagement einzusetzen, damit Termine nicht verstreichen und eventuelle Mängel gleich dokumentiert werden. Eine Software garantiert Unternehmen Transparenz und Rechtssicherheit im Wartungs- und Prüffristenmanagement. Arbeitsunfälle sowie die daraus resultierenden Kosten oder Ausfälle von Mitarbeitern, werden durch eine rechtzeitige Inspektion und Wartung ebenso reduziert wie der Maschinen- oder Anlagenstillstand.

Unter www.wartungsplaner.de gibt es Informationen und Tipps zum Thema Wartungsplanung und Prüffristenmanagement im Arbeitsschutz.

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