Digitalisierung

Marvin Meyke,

Vereinfachte Prozesse in der Planung

Fehleranfällige Prozesse ablösen, Transparenz und Planungssicherheit ermöglichen:­ Als mehrere GmbHs auf die Mutter verschmolzen wurden, hat ein Baustoffspezialist nach einer kurzen Übergangszeit mit Exceltabellen erkannt,  dass Auswertungen und Planung ohne leistungsstarke Software nur schwer zu bewältigen sind. Mit einer Planungs- und Controllingsoftware wurde die passende Lösung gefunden, um die komplexen Strukturen reibungslos zu managen und die Unternehmensentwicklung zu optimieren.

© create jobs 51/ shutterstock

Die Kostenstellen auszuwerten wurde so vereinfacht: Am Anfang stand bei der Kraft Baustoffe GmbH in München die Zusammenlegung der bis dahin geführten mehreren GmbHs zu nur noch einer einzigen. „Durch die Verschmelzung hat sich einiges verbessert, aber die Auswertungen wurden schwerer. Wir haben schnell gemerkt, dass dazu ein professionelles Programm gebraucht wird“, sagt Peter Huber, stellvertretender kaufmännischer Leiter bei Kraft. In der Übergangszeit hat der Fachhändler für Baustoffe in München und Umgebung auch Excel für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen genutzt: „Das hat zwar funktioniert, aber nur gerade so.“

Vielfältige Anforderungen
Für das Auswahlverfahren waren mehrere Anbieter bei der Kraft-Gruppe vor Ort. „Wir haben ja unser komplettes System umgestellt. Die Finanzbuchhaltung hat für die Vielzahl der Buchungen dringend eine zeitgemäße Software gebraucht, um alle Anforderungen angemessen umzusetzen. Excel war nur eine vorübergehende Krücke“, erklärt Huber. Das Baustoffhandelsunternehmen gewährleistet laut eigenen Angaben durch das breite Niederlassungsnetzwerk getreu seinem Slogan immerhin „höchste Kompetenz in allen Bereichen“ und Größenordnungen. So werden alle Unternehmensteile ausschließlich von Herstellern bekannter Markenprodukte beliefert. An fünf Standorten in und um München und einem in Mönchengladbach bietet der Baustoffspezialist Logistik für alle Anwendungsbereiche und organisiert auch regelmäßig Fachseminare und Produktschulungen.

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Alle Funktionen voll integriert
Kraft hat mittlerweile die passende Software für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen aller Kostenstellen gefunden und im Einsatz, kann so darüber hinaus valide Planungen erstellen. Die Kernfunktionalität und damit die Basis der gewählten Lösung ist das Erfolgs- und Finanz­system BPS-ONE von Denzhorn aus Ulm. Alle Funktionen und Planungen sind voll integriert, jede Anpassung und Veränderung ist durchgängig bis in die Liquidität.

Planung durch Software wird stringenter
Auf Veränderungen umgehend reagieren, den Überblick behalten und das Wachstum steigern: Um allen Herausforderungen Herr zu werden und besser in die Zukunft planen zu können, bot sich eine integrierte Planungs- und Controllingsoft­ware an, die mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten alle Anforderungen abdeckte: Einfach in der Anwendung, bietet das Tool umfassende Funktionen zur Planung, Steuerung und ist darüber hinaus modular erweiterbar. Mit der Einführung des Systems, das generell den Aufbau einer betriebswirtschaftlichen Planung durchgängig vom Ergebnis und Cashflow bis zur Bilanz und Liquidität ermöglicht, wurde der Planungsprozess bei Kraft stringenter und fachlich überzeugender. Im Auswahlprozess hatte sich schnell ein Tool als das zielführendste herauskristallisiert.

„Bei der Vorstellung stellt jeder Anbieter seine Lösung als die beste dar. Aber ob sie leistet, was versprochen wurde, zeigt sich erst später“, sagt Peter Huber: „Aber der Aufbau der Planungs- und Controllingsoftware BPS-ONE hat uns sofort gefallen, genauso die Vorgehensweise der Ulmer Firma Denzhorn. Auch die Top-Betreuung hat uns überzeugt.“ Rückblickend erwies sich die Entscheidung für die neue Software als genau richtig. „Wir sind sehr zufrieden, auch mit der Bedienbarkeit. Wenn es Schwierigkeiten geben sollte – wie einmal mit der Laufzeit beim Monatsabschluss – dann werden diese schnell und kompetent behoben“, so Huber: „Die Hotline mit Fachpersonal unterstützt problemlos bei allen Fragen. Sind die Leitungen besetzt, gibt es schnell einen Rückruf.“

Planung, Controlling, Liquidität, Simula­tion, Risikosteuerung und Konsolidierung in einer integrierten Lösung, mit der Ziele genau festgelegt werden können und die zudem verlässliche Fakten als Entscheidungsgrundlage liefert. Mit Unterstützung der Software gelingt es beispielsweise leicht, eine Vielzahl unterschiedlicher Daten für den Soll-Ist-Vergleich zusammenstellen; basierend auf dem Vergleich von Soll- und Ist-Werten erkennen Unternehmen Abweichungen von der Planung frühzeitig und können Korrekturen einleiten.

Davon profitieren nicht nur die Unternehmen der Kraft-Gruppe, da Kraft mit der Josef und Luise Kraft-Stiftung auch soziale Verantwortung beweisen möchte. 1986 wurde mit dem Tod von Josef Kraft die Stiftung ins Leben gerufen, die nun alleinige Inhaberin aller Unternehmen der Kraft-Gruppe ist. Seiter kommen die Erträge hilfsbedürftigen älteren Menschen zugute.

Implementierung: Unterstützung ­selbstverständlich
Der Lösungsanbieter hat für Kraft schon bevor die Lösung auf die Server aufgespielt wurde alle Vorarbeiten fachkundig übernommen. Die Unterstützung durch den Anbieter sollte, gerade in der Anfangszeit, wie auch die intuitive Hand­habung ein Entscheidungskriterium bei der Auswahl der Software sein. Bei Denzhorn etwa steht Anwendern auch nach den Schulungen ein fester Ansprechpartner zur Seite, der zum Beispiel die ersten Mandanten anlegt und neue Module und Erweiterungen inhouse erklärt.

„Der Berater hat sich vor Ort die Strukturen an­geschaut und er­­arbeitet, wie diese in BPS-ONE aufzubauen sind. Es war insgesamt ein gutes Zusammenspiel, wir wurden auch hervorragend geschult, so dass wir das Beste aus der Lösung in der täg­lichen Arbeit herausholen können“, erläutert Peter Huber: „Auch für den Umgang mit Änderungen und Neuerungen im System wurden wir bestens begleitet. Wir sind mit der Software und mit dem kompetenten Support hochzufrieden.“ Der Händler profitiert von einem Planungstool, das alle betriebswirtschaftlichen Parameter systematisch auswertet und Prognosen für zukünftige Entwicklungen ebenso ermöglicht wie „Was-wäre-wenn“-­Analysen.

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