Interview

Baustellen digital in Echtzeit dokumentieren

Rund 80 Prozent aller deutschen Handwerksbetriebe sind Kleinunternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern. Für viele von ihnen ist die Digitalisierung Neuland. Warum es Zeit für eine digitale Entdeckungsreise ist, schildert Frank Wiedemann, Geschäftsführer eines Start-ups, dessen WerkerApp eine Lösung für die digitale Baustellendokumentation bietet.

Frank Wiedemann, Geschäftsführer WerkerApp. © WerkerApp

Baugewerbe Unternehmermagazin: Herr Wiedemann, Arbeitsabläufe in kleinen Handwerksbetrieben sind häufig noch eng mit Papier und Stift verbunden. Aus Ihrer Erfahrung: Was lässt diese Unternehmen vor der Digitalisierung zurückschrecken?
Frank Wiedemann: Hier sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen: Aus vielen Gesprächen mit Handwerkern wissen wir, dass das Thema Digitalisierung in den Betrieben sehr präsent ist und diese die Vorteile der digitalen Transformation erkennen. Die aktuell sehr gute Auftragslage lässt jedoch viele davon absehen, neue Themen anzugehen. Gerade kleinen Handwerks-Firmen fehlt schlichtweg die Zeit, sich eingehend mit der Digitalisierung ihrer Prozesse zu beschäftigen. Weiterhin scheuen viele das Risiko. Was, wenn bestehende Prozesse und Abläufe nach der Digitalisierung nicht mehr wie gewohnt funktionieren und das Unternehmen hierdurch Zeit und Geld verliert? Viele Handwerker haben in der Vergangenheit negative Erfahrungen machen müssen mit der kosten- und zeitintensiven Einführung von zum Beispiel ERP-Systemen.

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BGW: Welche Nachteile entstehen, wenn Handwerksbetriebe weiterhin ausschließlich mit Stift und Papier die Baustelle dokumentieren?
Wiedemann: Papier und Stift werden sicherlich noch lange zum Baustellen-Alltag gehören. Allerdings stellt sich die Frage, wie das Handwerk von den Vorteilen moderner Tools wie dem Smartphone oder dem Tablet profitieren kann. Informationsüberflutung begegnet uns auch auf Baustellen: Sei es die Abstimmung mit dem Bauherren, Rückfragen beim Architekten, Abklärungen mit dem Büro und Lager oder aber auch das Einholen von Informationen bei Herstellern und Geschäftspartnern. Hinzu kommt die Dokumentation der erbrachten Handwerksbeziehungsweise Bauleistung, die der Auftraggeber heute oftmals fordert. All diese Informationen müssen verwaltet, gespeichert und bei Bedarf wiedergefunden werden. Hier stößt man mit Papier und Stift schnell an seine Grenzen. Selbst wenn man alle Notizen fein säuberlich, strukturiert ablegt, dauert es sehr lange, eine Information, welche schon Tage, Wochen oder Monate zurückliegt, wiederzufinden.

Mit der WerkerApp können Projektdetails auf der Baustelle digital erfasst werden. © WerkerApp

BGW: Wie unterstützen hier digitale Technologien?
Wiedemann: Dank digitalisierter Prozesse können alle Informationen heute bereits auf der Baustelle einfach und schnell erfasst werden. Dies geschieht direkt vor Ort und spart dadurch bereits viel Zeit. Alle Informationen sind verfügbar und können bei Bedarf jederzeit und überall abgerufen werden. Auch ist es möglich, Informationen mit Mitarbeitern und Kollegen zu teilen. Somit kann zum Beispiel der Kollege im Büro in Echtzeit auf Informationen und Daten zugreifen, die auf der Baustelle erfasst wurden. Wichtige Anwendungsfälle sehen wir hier beispielsweise in der Baustellendokumentation, um sich gegebenenfalls gegen unberechtigte Regressansprüche abzusichern oder auch um erbrachte Leistungen vollumfänglich abzurechnen.

BGW: Können Sie die Aspekte Regressansprüche und lückenlose Abrechnung erbrachter Leistungen genauer erläutern?
Wiedemann: In den letzten Jahren sind die Kosten in der Baubranche stark gestiegen, parallel kommt es immer häufiger zu Beschwerden, Reklamationen und damit verbunden zu Regressansprüchen. Letztere können auch durch Behinderungs- und Verzögerungsanzeigen entstehen. Um sich gegen unbegründeten Ansprüchen zu wehren, hilft beispielsweise eine gute Dokumentation.

BGW: Können Sie ein Beispiel nennen?
Wiedemann: Ein Handwerker hat sein Gewerk binnen einer bestimmten Frist zugesagt. Diese Frist kann er aber nicht einhalten, da er aufgrund von noch ausstehenden Arbeiten am vorgelagerten Gewerk aufgehalten wurde. Diese Verzögerung kann er anhand von Bildern belegen. Eine saubere Dokumentation schützt in diesem Zusammenhang vor unberechtigten Ansprüchen und ermöglicht es zudem, die eigenen Ansprüche zu belegen.

Zwischen Büro und Baustelle: Mitarbeiter können über die App Informationen in Echtzeit teilen. © WerkerApp

BGW: Wie dringlich ist das Thema Abrechnung erbrachter Leistungen?
Wiedemann: Wir wissen durch Studien, dass im Handwerk circa fünf bis zehn Prozent Umsatz verloren gehen, weil kleinere Tätigkeiten oftmals auf Zuruf auf der Baustelle umgesetzt werden. Da wird ein Kabelschacht von ursprünglich geplanten drei Metern auf sechs Meter verlängert, sodass mehr Kabel benötigt wird. Oftmals nehmen sich die Handwerker vor, dies dann dem Kunden zu verrechnen, jedoch finden solche Kleinaufwände häufig nicht den Weg auf die Rechnung, da es einfach vergessen wurde - oder die Notiz zwischen Baustelle und Büro verloren ging. Hier ist es hilfreich, solche Aufwände direkt an der Baustelle digital zu erfassen.

BGW: Wie kann kleinen Handwerksbetrieben der Schritt in eine digitale Baustellendokumentation einfach und bezahlbar gelingen?
Wiedemann: Digitalisierung ist kein Mammutprojekt, sie kann in kleinen Schritten erfolgen. Wir bei WerkerApp glauben an einen modularen Software-Ansatz: Die ideale Bau- und Handwerkersoftware setzt sich künftig aus Softwarelösungen einzelner Anbieter zusammen. Die Unternehmen werden auf All-in-one-Lösungen verzichten, da diese oft zu un flexibel sind und nicht alle Anforderungen ihre Kunden bis ins Detail abdecken können. Am Ende bezahlt der Kunde viel Geld für eine Lösung, die nicht hundertprozentig zu ihm passt. Ein leichter und bezahlbarer Einstieg ist die digitale Fotodokumentation: Schlanke App-Lösungen sind sofort einsatzbereit und ermöglichen eine lückenlose Abrechenbarkeit von erbrachten Leistungen.

BGW: Herr Wiedemann, vielen Dank für dieses Gespräch.

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