Marketing und IT

Martin Schrüfer,

Digitalisierung gegen Fachkräftemangel in der Baubranche

Intransparente Prozesse, wenig Personal und mangelnde Effizienz bei Dokumentation und Controlling forcieren die Digitalisierung. Rocholl hat die Planung und Disposition von Mitarbeitern und Maschinen mit Software angepackt.

Den Umstieg in HR und in den Bauprojekten sieht Rocholl als alternativlos. © Rocholl

Ganzheitlichkeit, Nachhaltigkeit und Digitalisierung – diese Themen standen bereits früh auf der Agenda des Krefelder Familienunternehmens Rocholl. Als Philipp Rocholl die Geschäftsführung übernahm, legte er besonderen Fokus auf die Schaffung von digitalen, effizienten Prozessen. „Anfangs lag vor allem die operative Umsetzung der digitalen Agenda in meinen Händen. Als Geschäftsführer suche ich vor allem nach Synergien – aus dem Zusammenspiel jener Tools, die wir erfolgreich nutzen“, berichtet Philipp Rocholl.

Das Unternehmen verbindet über seine fachliche Expertise die Bereiche Landschaftsbau und Tiefbau, um Schnittstellen für die Kunden möglichst zu minimieren. Von der Planung bis zur Pflege der Anlagen übernimmt Rocholl das komplette Projektpaket. „Dabei punkten wir mit langjährigen Partnern und einem breitgefächerten Netzwerk am Bau, das auch Kompetenzen anbietet, die nicht in unserem Kernportfolio liegen. Außerdem rücken wir das Thema Nachhaltigkeit in unserer Branche stärker in den Fokus.“

Treiber der Digitalisierung: Fachkräftemangel und Ineffizienz

Warum ist die Digitalisierung so wichtig für Rocholl? „Es gibt zwei Haupttreiber. Für uns, aber eigentlich für alle KMU. Zum einen ist da der wirklich dramatische Fachkräftemangel in der Baubranche. Wir müssen für Kandidaten deutlich attraktiver werden und außerdem viel effizienter arbeiten.“ Vor der Integration von Personio und Molteo lief der Hauptanteil der Arbeiten und Prozesse im Personalbereich und in den Bauprojekten manuell. Es gab keine inhaltlichen Verknüpfungen, die Fehleranfälligkeit war hoch, das Controlling schwerfällig und langsam. „Vor allem aber hatten wir so gut wie keine Transparenz in unseren Prozessen“, erinnert sich Philipp Rocholl. „Für uns war der Umstieg auf digitale Tools also alternativlos“.

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Den Umstieg in HR und in den Bauprojekten sieht Rocholl als alternativlos. © Rocholl

Die Entscheidung für Personio fiel 2018. Rocholl wollte unbedingt ein cloudbasiertes und damit flexibles und schnell zu implementierendes System. Das konnte Personio liefern. „Die Implementierung lief reibungslos innerhalb weniger Wochen. Natürlich war die Eingabe der Stammdaten eine knackige operative Aufgabe – aber das ist bei jedem Tool so“, weiß Rocholl. Ende 2019 kam Molteo dazu, eine Software zur Planung und Disposition von Mitarbeitern und Maschinen für die Baubranche. Die Anbindung des Personio-Integrationspartners erfolgte effizient per API-Schnittstelle.

Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Transparenz

Seither hat sich bei Rocholl die Arbeit im Personalbereich zum Positiven verändert. „Alle Prozesse sind viel schneller geworden,“ bestätigt Philipp Rocholl. „Das hilft uns auf dem angespannten Arbeitsmarkt enorm. Seitdem wir das Recruiting über Personio laufen lassen, erhalten wir quantitativ mehr Bewerbungen“, so Philipp. Aber auch die HR-Verwaltungsaufwände und Nachfragen der Belegschaft haben sich stark reduziert, weil die Mitarbeiter ihre Daten selbst in Personio einsehen und abrufen. Die Lohnabrechnung wird nicht mehr auf dem Postweg verschickt, sondern per Download sicher abgerufen.

Mit der Integration der HR-Softwarelösung von Personio gelangen Rocholl Fortschritte in Effizienz, Transparenz und Kostenstruktur. © Rocholl

„Auch das komplette Abwesenheitsmanagement hat sich vereinfacht. Man sieht jetzt alles auf einen Blick. Urlaubszettel auf Papier sind Geschichte. Für mich das Wichtigste: Wir haben mit Personio für alle Kollegen mehr Transparenz geschaffen. Personio war für uns ein echter Gamechanger.“ Die Integration zwischen Personio und der Bausoftware Molteo verschlankt außerdem die abteilungsübergreifenden Prozesse. Molteo ist einfach zu handhaben, die Mitarbeiter haben weniger Aufwand. „Wir können nun von Personio über Molteo bis hin zu unserem ERP-System für die Nachkalkulation einen durchgehenden digitalen Prozess darstellen. Und das spart jede Menge Zeit und Nerven“, resümiert Philipp Rocholl.

Die operative Umsetzung der digitalen Agenda hat Geschäftsführer Philipp Rocholl zur Chefsache gemacht. © Rocholl

Er verdeutlicht das am Beispiel der Stundenerfassung. „Der Vorarbeiter erfasst auf der Baustelle via Smartphone oder Tablet in Molteo die Arbeitsstunden des Teams und die genutzten Geräte. Diese Infos fließen über Schnittstellen in zwei Systeme. Einmal in unser ERP-System zur Nachkalkulation, mit dem wir das Controlling auf der Baustelle einfach und sicher durchführen. Und natürlich direkt zu Personio, von wo aus die vorbereitende Lohnbuchhaltung erstellt wird. Niemand greift manuell in diesen automatisierten Prozess ein, wir prüfen lediglich noch die Stunden. Das ist die extreme Vereinfachung eines abteilungsübergreifenden und ortsungebundenen Prozesses. Unser Tempo auf der Baustelle ist somit viel höher geworden.“

Nächster Schritt: Abläufe auf den Baustellen digitalisieren

Philipp Rocholl sieht das Unternehmen hinsichtlich Digitalisierung bei der Verwaltung gut aufgestellt für die Herausforderungen der Zukunft. Im nächsten Schritt geht es darum, Arbeitsabläufe auf den Baustellen zu digitalisieren und automatisieren. Hierzu ist die Fortbildung qualifizierter Fachkräfte nötig. Rocholl baut ein eigenes Fortbildungszentrum auf – die Rocholl Akademie. „Beim Recruiting setzen wir seit neuestem auch auf die Dienste von Crafthunt, eine superspannende Plattform für unsere speziellen Branchenbedürfnisse“, erläutert Philipp Rocholl. Sein Fazit nach mehreren Jahren Molteo und Personio: „Ich kann die Integrationen absolut empfehlen. Wir haben die Prozesse enorm beschleunigt, Transparenz für Mitarbeitende und Kunden geschaffen und Kosten eingespart – was will man mehr.“

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