Digitalisierung

Digitalisierung macht Industrie zukunftsfähig

Der Leitbegriff Industrie 4.0 ist längst in den deutschen Produktionsstätten angekommen. Der Technologiewandel betrifft dabei aber nicht nur die Produktionsabläufe selbst, sondern auch das Informationsmanagement. Industrieunternehmen sind daher gut beraten, den Weg in die digitale Transformation strategisch gut vorzubereiten.

Gebrüder Pfeiffer SE produziert Aufbereitstechnik für Baustoffe und hat nun sein Informationsmanagement mit Optimal Systems modernisiert. © Gebrüder Pfeiffer

Die Industrie ist in Deutschland weit stärker als in anderen Ländern und das Fundament für Wachstum und Wohlstand. 23,4 Prozent steuerte das Verarbeitende Gewerbe 2017 zur Bruttowertschöpfung in Deutschland bei und leistet zudem einen wichtigen Beitrag an gleichbleibend hohen Exportzahlen. Die meisten der industriellen Unternehmen haben bereits erkannt, dass ein entscheidender Baustein, um die Rolle als wirtschaftlicher Innovations- und Technologiemotor zu verteidigen, die digitale Transformation ist. Entsprechend sind digitale Technologien für die jeweiligen Geschäftsmodelle ein relevanter strategischer Faktor.

Voraussetzungen für erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen sind unter anderem, Nutzer und Prozesse in den Mittelpunkt zu stellen, Chancen von Automatisierung und Standardisierung zu nutzen, konstante Offenheit für neue Themen und Geschäftsfelder, Investitionen in Mitarbeiter und deren Qualifikation sowie das Ausnutzen von Synergien.

Schritt für Schritt ins digitale Zeitalter
Aber was muss ein Unternehmen der Industrie berücksichtigen, wenn es die digitale Transformation erfolgreich bewältigen will? Vor dieser Frage stand auch die Gebrüder Pfeiffer SE, als sie sich entschied, das interne Informationsmanagement optimieren zu lassen. Seit ihrer Gründung im Jahre 1864 entwickelt, produziert und vertreibt das Unternehmen Aufbereitungstechnik zum Mahlen, Sichten, Trocknen, Löschen und Kalzinieren von Bau stoffen. In der Zentrale in Kaiserslautern sind 400 Mitarbeiter beschäftigt, es gibt Niederlassungen und Repräsentanzen in den USA, Indien, China und den Vereinigten Arabischen Emiraten. Das klassische Projektgeschäft stellt dabei hohe Herausforderungen an das Informationsmanagement: unter anderem Zeitdruck, viele Lieferanten, eine hohe Anzahl an Belegen, umfangreicher Schriftverkehr. Irgendwann wurde dem Spezialisten für Materialaufbereitungstechniken klar, dass er mit der Masse an internen Informationen nicht mehr zurechtkam. „Unsere Mitarbeiter mussten eine Vielzahl an Informationsquellen durchforschen und sich durch circa einen Kilometer an Papierakten kämpfen, wenn sie nach einem Dokument suchten. Das war einfach zu aufwendig“, so Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation der Gebr. Pfeiffer SE. „Unser digitales Zeichnungsarchiv beinhaltete circa 160.000 Zeichnungen, dazu kommen ERP-Auswertungen, Papierablage oder auch das alte PPS mit über 220.000 Arbeitsplänen, 185.000 Stücklisten, 19.000 Hauptaufträgen“, fügt er hinzu. Allein in den verschiedenen Netzlaufwerken lagen über sechs Millionen Dateien in 900.000 Ordnern, und der Mail-Server musste über 2 Millioen E-Mails speichern.

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Gebrüder Pfeiffer beschäftigt rund 400 Mitarbeiter weltweit © Gebrüder Pfeiffer

Informationsmanagement für Industrie 4.0
Ein neues Informationsmanagement musste her, das den Ansprüchen der Industrie 4.0 gerecht wird und die Arbeitsabläufe transparenter und effizienter gestaltet, anstatt sie zu behindern. Gebr. Pfeiffer entschied sich, eine Lösung für besseres, unternehmensweites Informationsmanagement anzuschaffen. Ziel war es, die zentrale Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten und die schnelle, zentrale Suche zu optimieren.

Man entschied sich schließlich für das Enterprise Content Management von Optimal Systems. Anstatt Berge von Papierakten zu durchsuchen, wurden digitale Akten an gelegt, die sich an der Struktur der bisherigen Ablage orientierten. Anstelle von Medienbrüchen und langen Abläufen gibt es nun digitalisierte Projekte, die alle Informationen an einem Ort bündeln: Auftrags-, Bestellungs-, Vertriebs- und Anfrage-Unterlagen. Dank der Schnittstelle zum bestehenden ERP-System konnte eine vollständige Vorgangstruktur im ECM-System realisiert werden. Ein weiterer Vorteil: Alle Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und spezifische Compliance-Anforderungen erfüllt.

Mut zur Veränderung als Basis
Fast immer können alte Strukturen und Abläufe mithilfe neuer digitaler Prozesse optimiert werden. Bei der Gebr. Pfeiffer SE hängt der Erfolg von Großprojekten maßgeblich vom Informationsfluss zwischen allen Beteiligten ab. Ein gutes Beispiel sind die Transmittals: „Transmittals sind für uns als Spezialist für Großprojekte im Anlagenbau eine wichtige Kommunikations- und Dokumentationsmethode“, erklärt Wolfgang Fuhr. Das neue ECM-System von Optimal Systems sollte also den projektorientierten Unterlagenaustausch zwischen den internen Projektbeteiligten und seinen Kunden und Lieferanten gewährleisten. So wird der Dokumentenaustausch zu jeder Zeit nach vollziehbar beziehungsweise nachweisbar gestaltet. Wichtige Projekt dokumente, wie Pläne, Datenblätter oder Protokolle, werden einfach, schnell und sicher erstellt, versendet, verwaltet und verteilt – der Verlauf wird außerdem revisionssicher protokolliert. „Unsere Mitarbeiter können jederzeit nach vollziehen, welches Dokument bereits versendet wurde, welches noch im Umlauf ist, welches wann freigegeben wurde etc. Das erleichtert die Arbeit erheblich“, so Fuhr.

Vorteile der Digitalisierung optimal nutzen
Digitale Unternehmensstrategien müssen sich über alle Firmenbereiche erstrecken. Erst wenn alle miteinander vernetzt sind, können die Vorteile der digitalen Welt optimal genutzt werden. Vernetzte Fabriken, intelligente Maschinen und neue Geschäftsmodelle sind für die Wettbewerbsfähigkeit von entscheidender Bedeutung. Die Smart Factory wird transparenter mit kürzeren und effizienteren Produktionszeiten. Bei Gebr. Pfeiffer eröffnen digitale Strukturen neue Produktionswege und ermöglichen die Entwicklung kundenindividueller Lösungen, die langfristige Etablierung zukunftsfähiger Prozesse und neue Geschäftsideen. Um im Branchenwettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen innovativ sein, gewohnte Pfade verlassen und bisher unbekanntes Terrain betreten.

Change Management gehört dazu
Bevor neue Prozesse an den Start gehen, sollte aber ein wichtiger Punkt nicht vergessen werden: die Mitarbeiter. Sie können ebenfalls vom Industrie-4.0.-Konzept profitieren. „Viele der Mitarbeiter schätzten bereits nach kürzester Zeit die neue Transparenz und die beschleunigten Arbeitsprozesse“, kommentiert Fuhr. Mitarbeiter müssen also un bedingt mit eingebunden werden, um Bedenken schon im Vorfeld auszuräumen. Denn auch das Change Management gehört zu einem modernen industrialisierten Unternehmen.

Im Falle der Gebr. Pfeiffer SE war die Modernisierung des Informationssystems ein unerlässlicher Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie.

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