Digitalisierung

Transparenz und kurze Wege

Die exakte Zeiterfassung ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen wichtig. Sie gelingt dank Digitalisierung mit der Software „123erfasst“.

Die Digitalisierung unterstützt die Abwicklung von Bauprojekten. © shutterstock

Die Otto Mühlherr Baugesellschaft aus dem oberfränkischen Küps-Tüschnitz optimiert und verschlankt ihre Prozesse. Die manuelle Zeiterfassung per Handzettel wurde auf Dauer zu arbeitsintensiv, zudem standen die Daten nicht sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Daher entschied sich das Unternehmen dafür, das Programm 123erfasst zur digitalen Zeiterfassung einzusetzen.

Seit der Gründung 1951 hat sich Otto Mühlherr von einem kleinen Bauunternehmen zu einem der führenden Anbieter von schlüsselfertigem Industrie- und Wohnungsbau in Oberfranken entwickelt. Gemeinsam mit einer Tochterfirma beschäftigt das inhabergeführte Unternehmen rund 120 Mitarbeiter in den Bereichen schlüsselfertiges Bauen, Industrie-, Gewerbe und Ingenieurbauten sowie Tief- und Straßenbau. Aktuell arbeitet der Familienbetrieb teilweise schon seit drei Generationen für dieselben Auftraggeber.

Manuelle Zeiterfassung zu aufwändig
Bisher wurde die gearbeitete Zeit manuell mit Stundenzetteln erfasst, vom Polier abgezeichnet und in die Personalabteilung gegeben. Ein zeit- und arbeitsintensiver Vorgang, weshalb sich das Unternehmen für die Umstellung der Zeiterfassung entschied. Man wollte die Zeiten der Mitarbeiter für die Lohnabrechnung ohne Medienbruch just-in-time verfügbar haben. Die erfassten Stunden können dann sowohl für die Lohnabrechnung als auch für die Nachkalkulation verwendet werden. So führte Otto Mühlherr im April 2018 das Programm 123erfasst ein.

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Polier Christian Cyriax stempelt sich und seine Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn mit dem Smartphone ein. © Otto Mühlherr Baugesellschaft

Die Einführung erfolgte „polierweise“, um die Kollegen bei der Handhabung optimal zu unterstützen. Monat für Monat stattete das Bauunternehmen neue Kollegen mit der App auf dem Smartphone aus und nahm die Einweisung in die Benutzung der Software vor. Morgens loggen sich die Poliere in 123erfasst ein, melden sich an der Baustelle an und buchen ihre Anwesenheitszeit sowie die Zeiten für die Mitarbeiter. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu sowie, falls gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Klicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel und um GPS-Koordinaten. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt 123erfasst per
Funk an die Lohnbuchhaltung.

Das Einführungskonzept sah ein zweigleisiges Vorgehen vor. Die Poliere gaben die Stunden für ihre Kolonne sowohl in der 123erfasst-App ein und erfassten diese gleichzeitig auf Stundenzetteln. Durch den Vergleich der beiden Methoden konnten Bedienungsfehler und Unklarheiten schnell erkannt und behoben werden. Nach acht Monaten waren alle 90 gewerblichen Mitarbeiter in die Software einewiesen. Heute stempeln die Mitarbeiter exakt bei Arbeitsbeginn. Sollten sie früher auf der Baustelle eintreffen, können sie auch früher mit der Arbeit beginnen und somit früher aufhören. Das Unternehmen stellte fest, dass durch die Flexibilisierung und exakte Buchung der Arbeitszeiten die Mitarbeiter nun mehr Zeit auf ihrem Arbeitszeitkonto haben als vorher.

Zeit sparen dank digitaler Dokumentation
Die Software leistet mehr als reine Zeiterfassung: Anwender können damit die Baustellenabläufe dokumentieren, Baugeräte und Materialien verwalten sowie Formulare erstellen. Einige der Poliere nutzen 123erfasst zu Dokumentationszwecken: Sie fotografieren die Produktionsabläufe auf der Baustelle, dokumentieren diese mit Wetterdaten und Bemerkungen und erstellen damit ihre Tagesberichte. Geschäftsführer Peter Heinz erklärt: „Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für mich, ich schaue mir auf dem Rechner den Baufortschritt an und muss nicht zwingend auf die Baustelle fahren.“

Seit dem 1. April 2019 läuft der gesamte Prozess bei Otto Mühlherr vollautomatisiert. Schon in der Einführungsphase waren die Abläufe durch die genaue Definition transparenter geworden. Durch das tagesaktuelle Erfassen der Zeiten liegen die Daten direkt nach der Eingabe im Büro vor. Wurden früher die Daten sowohl in der Nachkalkulation als auch in der Personalabteilung erfasst, sammelt das Unternehmen heute die erfassten Zeiten projektbezogen und übergibt diese dann an die Nachkalkulation. Der Schritt zur Zeiterfassung per App war für Otto Mühlherr wichtig, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben und um den hohen Anforderungen in der Abwicklung von Bauprojekten gerecht zu werden.


Förderung durch den Digitalbonus Bayern
Otto Mühlherr konnte sich die Software samt Wartungsgebühren bezuschussen lassen. Dazu hat das Unternehmen den Digitalbonus Bayern in Anspruch genommen. Das Land stellt diesen Fördertopf kleinen und mittleren gewerblichen Unternehmen entweder für die Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch Informations- und Kommunikationstechnologie, für Investitionen in die IT-Sicherheit oder für die Migration von IT-Anwendungen zur Verfügung. Otto Mühlherr stellte den Förderantrag, die manuelle durch die digitale Zeiterfassung per Smartphone zu ersetzen und bekam diesen bewilligt. Angesetzt wurden die Kosten für den Softwarekauf sowie die monatlichen Wartungsgebühren für 1,5 Jahre; 30 Prozent davon bezuschusste das Land Bayern. Weitere Infos: www.mittelstand-digital.de

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