Werden Prüf- oder Wartungsauflagen missachtet, kann es für ein Unternehmen schnell teuer werden. Schon kleine Nachlässigkeiten können bei der Arbeitssicherheit schwerwiegende Folgen haben. Eine Leitersprosse bricht, der Mitarbeiter stürzt – statistisch führt jeder dritte dieser Absturzunfälle zur Arbeitsunfähigkeit. Arbeitsschutzregelungen und Prüfrichtlinien des Gesetzgebers verhindern diese Art Unfall. Leitern und Tritte müssen zum Beispiel gemäß Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) regelmäßig überprüft werden. Aber auch sämtliche anderen Betriebsmittel, egal ob Standbohrer oder Firmentor, müssen inspiziert werden: Die Liste der prüfpflichtigen Arbeitsmittel und Einrichtungen in Unternehmen ist entsprechend lang.

Die Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften (DGUV Vorschrift 3) verlangt zum Beispiel, dass elektrische Betriebsmittel überprüft werden, so dass keinerlei Gefährdung für Personen besteht. Zusätzlich müssen Bauunternehmen auch die Vorschriften des Verbands der Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik (VDE) beachten. Für alle Kategorien der Gegenstände, seien sie ortsveränderlich, stationär oder nicht stationär, gelten unterschiedliche Prüffristen und -intervalle. Diese hängen zudem noch vom Einsatzort des jeweiligen Betriebsmittels ab.

Eine Software wie der Wartungsplaner kann helfen, sämtliche Prüfvorschriften und -zeiträume im Blick zu behalten. © Hoppe Unternehmensberatung

Angesichts der gesetzlichen Vorschriften und Fristen stellt es für Unternehmen eine Herausforderung dar, den Überblick zu behalten. Schnell kann eine erforderliche Prüfung vergessen werden. Das ist hochproblematisch, da bei Prüfversäumnissen keine Versicherung zahlt. Kommt es zum Beispiel wegen einer nicht durchgeführten DGUVVorschrift-3-Prüfung zu Personenschäden, verweigern die Berufsgenossenschaften die Leistung.

Dokumentation bietet Rechtssicherheit …
Ein Unternehmer muss deswegen im Schadensfall den einwandfreien Zustand seiner Maschinen und Anlagen nachweisen können. Am besten geht das, wenn er entsprechende Prüfprotokolle vorlegen kann, aus denen hervorgeht, wann und mit welchem Ergebnis die Fachkundeprüfung stattgefunden hat. Doch auch für diese Dokumentation existieren Vorgaben, deren Einhaltung im Rahmen der Überprüfungen durch Genossenschaften unter die Lupe genommen werden kann. Nur ein den Regeln entsprechender Nachweis der Prüfungen bietet dem Unternehmen die so wichtige Rechtssicherheit.

Viele Betriebe versuchen mit handschriftlichen Listen und Excel-Sheets der Dokumentationspflicht gerecht zu werden und so die Vorschriften für die Wartung, Überprüfung und Instandhaltung von Maschinen und Anlagen sowie die unterschiedlichen Prüfintervalle einzuhalten. Doch diese Art der Dokumentation ist anfällig für Fehler.

Überblick dank Software: Ein Screenshot aus dem Wartungsplaner-Programm. © Hoppe Unternehmensberatung

… und Software Effizienz und Sicherheit
Abhilfe schafft hier eine Software, die alle Aspekte der Betriebsmittelwartung abdeckt. Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung zum Beispiel basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement.

Der Wartungsplaner (http://www.wartungsplaner.de) verwaltet zum einen alle prüfpflichtigen Arbeitsmittel und die damit verbundenen Objektdaten, darunter auch Bilder und Bedienungsanleitungen. Er greift auf sämtliche Wartungs- und Instandhaltungsvorschriften zurück, stellt einen Kalender zur Planung und kann Wartungsaufträge über die Prüfberichte generieren. Mit wenigen Klicks können Prüfungen geplant, notwendige Dokumente erstellt und archiviert werden. Bei Bedarf können sie als PDF oder Word-Dokument ausgedruckt werden. Übersicht bieten Klassifikationen wie Wartung, Prüfung, Reparatur, Instandsetzung sowie Prüftermin und Unterweisung. Wichtige Instandhaltungskennzahlen werden zudem grafisch aufbereitet und können in verschiedenen Dateiformaten in- und exportiert werden.

Mit wenigen Klicks erhält der Anwender den Gesamtüberblick, so dass keine Wartungstermine mehr vergessen werden. Die Software erleichtert zudem die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen und die Planung von wiederkehrenden Sicherheitsunterweisungen für die Mitarbeiter. Auf diese Weise sinkt der Arbeitsaufwand für die Betriebsmittelprüfungen beträchtlich. Unternehmen erhalten Transparenz und Rechtssicherheit im Wartungs- und Instandhaltungsmanagement. Arbeitsunfälle werden verhindert, und auch die Ausfallzeiten von Maschinen und Anlagen sinken dank der rechtzeitigen Inspektion und Wartung.

Über den Autor: Ulrich Hoppe ist Senior Consultant bei der Hoppe Unternehmensberatung.